Comment préparer une évaluation des réponses équitable au cahier des charges ?

L’évaluation des réponses à votre cahier des charges doit être pensée dès le début de la rédaction du cahier des charges, afin de mieux prioriser les critères retenus.

Pourquoi commencer par la fin ?

Il est important de déterminer dès le début les critères d’évaluation des prestataires, ainsi que leur pondération. Ceci permet de mettre en avant les critères préférentiels et aide le prestataire à comprendre les priorités. Il existe différents types de critères à pondérer et choisir en quantité raisonnable, afin de ne pas lisser les résultats. Par exemple, si la réalisation des maquettes est très importante, ce critère doit être mis en avant, d’où l’importance d’y réfléchir en amont de la réalisation du cahier des charges.

Les 4 grandes familles de critères d’évaluation :

La réponse d’un prestataire peut être jugée sur 4 grandes familles de critères d’évaluation, même si d’autres critères peuvent être imaginés en fonction des besoins.

• L’organisation : l’équipe, la méthodologie et le découpage du projet.
• Le périmètre : les maquettes, la compétence en référencement, les performances webmarketing, la connaissance métier, le développement, l’infogérance.
• La technique : l’expertise, la connexion avec le système d’informations (SI) et les compétences spécifiques (normes, sécurité, performance…).
• Le prix : coût à la journée ou taux journalier moyen (TJM), budget global, offshore ou nearshore.

Quels critères utiliser pour évaluer les réponses ?

À l’intérieur de ces grandes catégories de critères d’évaluation des prestataires, donnons quelques exemples :

• Pour l’organisation, on peut baser son évaluation sur l’expérience de l’équipe, les références du prestataire, son expérience de la méthodologie ou de l’intégration continue.
• Les critères webmarketing peuvent inclure la démarche, la qualité des wireframes ou écrans, les références métier, les résultats SEO ou le retour sur investissement et/ou indicateurs de succès de précédents projets.
• Sur le plan technique, l’expérience de l’équipe se révèle assez pertinente, comme ses références dans les technologies concernées, ses compétences en Web performance ou sécurité…
• Quant au prix, les critères sont le taux horaire moyen par profil, le budget par poste, la répartition des profils ou la répartition offshore/nearshore.

Faire de sa grille de notation un outil simple et efficace

La matrice suivante est un exemple de grille de notation utilisée en assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) :

Les critères sont d’abord listés avec leur pondération. Des commentaires permettent de moyenner plusieurs évaluations. Puis, figurent les pages de l’offre correspondant à chaque critère, ainsi que la note. L’évaluation finale est la moyenne des notes pondérées. Ce résultat est objectif et permet une comparaison exacte des prestataires.

Il est important d’avoir à l’esprit les bonnes pratiques : une grille de notation doit rester un outil simple et efficace. On évitera, par exemple, un trop grand nombre de critères : une grille avec 6 grands critères, qu’on peut aussi détailler avec des sous-critères, correspond à un projet très volumineux. Ensuite, il est pertinent que chaque spécialiste évalue la partie dans laquelle il est expert : par exemple le DSI évalue la technique et les équipes métier l’ergonomie. Enfin, identifier dès le départ les décideurs finaux (sponsors) permet aussi de mieux les impliquer dans l’élaboration de la grille.

Pour conclure

Pensez à choisir entre subjectivité et objectivité. En ne choisissant que des critères chiffrés (par exemple le nombre d’années d’expérience de l’équipe), les résultats sont indiscutables. Néanmoins, tout aspect humain est écarté, ce qui n’est pas toujours pertinent car le relationnel avec le prestataire est essentiel.