10 étapes essentielles pour harmoniser son écosystème digital
22 janvier 2025
Harmoniser son écosystème digital vise à créer un environnement numérique unifié.
Cela passe par une harmonisation des technologies, processus et systèmes numériques au sein d’une organisation afin qu’ils fonctionnent de manière cohérente et efficace. Ainsi, les données circulent librement entre les différentes plateformes et les processus sont automatisés ou optimisés pour soutenir les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Voici les 10 étapes incontournables pour harmoniser votre écosystème digital.
1 ) Audit des actifs numériques existants
Il est indispensable de commencer par un état des lieux de votre écosystème digital.
- Quels sont les logiciels, le matériel (serveurs, composants réseaux, etc.) et les processus utilisés ? Décrire tous les workflows, diagrammes de flux de données et les ressources utiles au fonctionnement de l’écosystème IT telles que la maintenance corrective ou évolutive.
- Évaluer l’efficacité et les performances de l’ensemble des outils en fonction de leur utilité, leur coût et leur efficacité. Cela permet d’identifier les redondances et les outils inefficaces.
- Passer en revue la sécurité de l’écosystème : évaluer les mesures de sécurité actives de ses différents composants pour identifier les potentielles vulnérabilités.
- Analyser l’interopérabilité des différents systèmes : examiner comment les systèmes et processus interagissent entre eux et identifier les obstacles à une communication fluide tels que les problèmes d’intégration ou une gouvernance des données mal définie. Par exemple, les données peuvent être redondantes dans le système ou les formats de données peuvent être différents.
2 ) Identification des besoins pour moderniser l’écosystème digital
Une fois qu’un état des lieux a été réalisé et a mis en lumière certaines limites ou défaillances de l’écosystème, il est utile d’analyser les besoins réels.
- Conformité aux normes et réglementations : selon votre secteur d’activité et vos contraintes, il est nécessaire de revoir les exigences réglementaires applicables à votre entreprise. Celles-ci peuvent nécessiter de faire évoluer vos systèmes digitaux.
- Consultation des parties prenantes : les utilisateurs de l’écosystème ou les personnels IT sont à consulter pour comprendre quelles sont leurs frustrations actuelles. Cette consultation peut se faire sous forme d’enquêtes, d’ateliers ou d’interviews.
- Analyse des besoins fonctionnels : quelles sont les fonctionnalités que les utilisateurs finaux utilisent pour accomplir leurs tâches quotidiennes ? Quelles sont les lacunes actuelles de ces fonctionnalités ?
- Évaluation des besoins de performances : se demander quelles sont les performances du système en termes de vitesse, de disponibilité, de coût de traitement, de temps de réponse. L’objectif est d’identifier les améliorations nécessaires pour moderniser le système IT.
- Revue des exigences de sécurité : celles-ci doivent être évaluées en fonction des obligations de votre secteur d’activité et des standards établis. Vous devez vous demander comment protéger de manière efficace votre infrastructure. Cela implique de faire le lien avec les exigences réglementaires et les normes sectorielles et de reconnaître et corriger les manquements.
3 ) Définition des objectifs de modernisation de l’écosystème
- Définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis).
- Identifier les indicateurs clés de performances (KPIs) : ils sont indispensables pour mesurer les progrès et l’efficacité du changement. Leur rôle est de fournir des données régulières et précises pour les sponsors et les reportings à la direction.
- Aligner la technologie et les ressources : les objectifs définis sont-ils réalisables avec la technologie disponible et les ressources que l’entreprise est prête à investir ? Les objectifs peuvent à cette étape être ajustés si besoin pour refléter les capacités réelles de l’entreprise. Par exemple, l’ajout d’un outil manquant à l’écosystème digital doit confronter la valeur qu’il va apporter à l’investissement nécessaire.
- Réviser les besoins identifiés lors de l’étape précédente : les objectifs doivent être alignés aux besoins de façon stratégique et être également alignés avec les objectifs de l’entreprise à moyen et long terme.
4 ) La planification stratégique de votre projet d’harmonisation IT
Comme tout projet d’envergure, moderniser votre écosystème digital passe par une planification stratégique.
- Cartographie des technologies et processus : établir une liste des technologies existantes permet d’identifier les opportunités d’automatisation et d’optimisation. De plus, cela met en évidence les technologies à remplacer ou à mettre à jour.
- Évaluation de l’impact et de la faisabilité : quel est l’impact potentiel de chaque initiative envisagée sur l’organisation de l’entreprise, l’expérience utilisateur, la rentabilité ? Il faut se demander quelle est la faisabilité technique et financière de l’intégration ou de l’optimisation de certaines technologies dans l’écosystème digital.
- Priorisation des initiatives : le projet doit prioriser certaines actions en fonction de leur valeur ajoutée, de leur urgence ou de leur complexité.
- Mise en place d’un calendrier détaillé pour définir les jalons critiques.
- Planification des ressources : quelles sont les ressources nécessaires en termes de personnels, de compétences, de technologies et de budget ?
5 ) Choix de la technologie adaptée à votre écosystème digital
Une fois les étapes précédentes effectuées, vient le moment de déterminer quelle est la solution adaptée à la modernisation de votre écosystème digital.
- Recherche de la solution technologique adaptée : quels outils, plateformes ou logiciels répondent à vos besoins ? L’idéal est d’opter pour des solutions reconnues pour leur robustesse, leur évolutivité et leur support.
- Évaluation des technologies sélectionnées : chaque technologie envisagée doit être évaluée à l’aide de critères clés comme :
- la facilité d’intégration ;
- la disponibilité;
- les options de personnalisation et de sécurité ;
- la mise à disposition d’une API ouverture ;
- le coût de la licence et de l’intégration;
- la qualité du support communautaire ;
- le nombre de professionnels qui peuvent vous accompagner dans son intégration.
- Consultation d’experts et d’éditeurs : cette étape est utile pour comprendre les avantages et les limites des solutions envisagées.
- Démo et essais : afin de se rendre véritablement compte des avantages et des limites de chaque solution, organisez des périodes d’essais. La meilleure solution est de réaliser un POC (proof of concept). Le test doit être effectué dans des conditions réelles d’utilisation et en adéquation avec les processus établis.
- Collecte de feedbacks : sollicitez les retours de différents types d’utilisateurs. Bien sûr, interrogez les personnes qui ont participé au POC, les utilisateurs finaux et les équipes techniques. Cependant, sollicitez aussi d’autres équipes techniques internes et externes pour avoir un retour sur l’utilité perçue des solutions pré-sélectionnées.
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Dix étapes essentielles pour harmoniser votre écosystème digital
Voir le replay6 ) Standardisation des processus
La normalisation des processus est une aide précieuse pour s’assurer du bon fonctionnement de votre écosystème IT.
- Développement de normes pour chaque processus : définir des normes claires pour chaque processus en adéquation avec votre organisation. Par exemple, pour l’ouverture d’un compte client, l’ajout d’une nouvelle référence produit, etc.
- Création de modèles et de guides qui facilitent la formation des employés et l’onboarding de nouveaux collaborateurs. Ces guides, procédures ou check-lists, permettent de maintenir une cohérence dans le temps.
- Formation et sensibilisation des collaborateurs : lors de l’intégration d’une nouvelle technologie, organiser des sessions de formation qui favorisent l’adaptation des processus standardisés.
- Pilotage et ajustements : commencer par le test des nouveaux processus standardisés dans un département ou une équipe avant de la déployer à l’échelle de l’entreprise. Durant cette phase de test, prenez en compte les retours des utilisateurs pour effectuer les ajustements nécessaires dans un souci d’amélioration continue.
7 ) Harmonisation des flux entre les différents systèmes
Moderniser son écosystème digital implique une harmonisation des différents flux pour réussir leur intégration.
- Évaluation des besoins d’intégration : identifier les points de connexion nécessaires entre les différents systèmes pour assurer un échange de données efficace et sécurisé. Cela implique de déterminer le format des données, les protocoles de communication, les contrats d’interface des API. En outre, cette étape nécessite de mettre en place les bons dialogues entre les différents outils. Ainsi, les outils de type middleware ou back for front ou autres plateformes ouvertes sont particulièrement adaptés pour répondre à ces besoins d’intégration.
- Sélection et mise en place des outils d’intégration en développant une architecture qui décrit comment les systèmes interagissent à travers des flux de données et les mécanismes de sécurisation mis en place.
- Test d’intégration : réaliser des tests exhaustifs permet de vérifier que les données circulent correctement, que les transformations de données sont correctes et que les performances répondent aux attentes du système.
- Déploiement et monitoring : la mise en place de systèmes de monitoring s’avère nécessaire pour surveiller les performances et configurer l’interface. Elle permet de constater l’harmonisation des flux ou de développer les scripts nécessaires pour automatiser ou optimiser les flux de données entre les systèmes.
- Déploiement dans l’environnement de production : après la phase de test des pilotes, la mise en place d’une phase de monitoring est utile pour surveiller les performances et détecter les éventuels problèmes.
- Documentation et formation : créer une documentation complète des processus d’intégration s’impose pour former les utilisateurs et pour faire leur onboarding. Cette documentation est également destinée aux équipes techniques pour leur permettre de sécuriser et de maintenir les flux.
8 ) Formation et changement culturel lors de la modernisation d’un écosystème digital
La formation permet de susciter l’adhésion des utilisateurs et de garantir l’intégrité des processus dans le temps. Elle marque également un changement culturel dans les méthodes de travail qui doit être accompagné.
- Évaluation des besoins en formation : identifier les connaissances et les compétences des employés s’avère nécessaire pour qu’ils puissent utiliser efficacement les nouveaux outils et processus. Cette formation est également incontournable pour les personnes qui doivent intégrer et maintenir ces outils. Organiser un programme de formation avec un prestataire qualifié, par exemple Kaliop, permet de faire monter les équipes en compétences et de s’assurer que dans le futur, ces dernières seront aptes à maintenir et faire évoluer la solution mise en place.
- Mise en place du soutien au changement : pour accélérer le changement culturel dans l’entreprise, soigner la communication interne et recueillir les feedbacks des utilisateurs.
- Lancement des initiatives de formation : déploiement des sessions de formation selon un calendrier qui minimise l’impact de ces dernières sur les opérations quotidiennes de l’entreprise et de ses membres.
- Suivi et évaluation des participants : suivre la progression des participants permet d’évaluer l’efficacité de la formation.
- Adaptation et amélioration continue : l’utilisation des retours des utilisateurs apparaît indispensable pour ajuster le programme de formation et la stratégie autour du changement.
9 ) Mise en œuvre du déploiement de la solution technologique choisie
Le déploiement de la solution de modernisation IT suit différentes étapes.
- Planification globale et déploiement du pilote : le plan de déploiement détaillé inclut les différentes phases du déploiement, les critères de succès, les ressources nécessaires et les responsabilités de chacun. Elle prévoit aussi la sélection d’un segment d’utilisateurs pour tester les nouveaux outils et processus. Le déploiement du pilote doit être fait en conditions réelles en restant suffisamment contrôlé pour faire des ajustements rapides.
- Suivi support et évaluation du déploiement du pilote : la mise en place d’un support technique réactif durant le déploiement permet de résoudre rapidement les problèmes et de fournir une assistance aux utilisateurs. Ceux-ci ne doivent pas être découragés : la solution doit remporter l’adhésion collective.
- Ajustements basés sur les feedbacks : grâce aux retours des utilisateurs, il est possible d’apporter des modifications aux technologies et processus déployés.
- Déploiement à grande échelle : une fois que le pilote est validé, le déploiement est réalisé à l’échelle de l’entreprise.
- Monitoring continu : après le déploiement, accentuer la surveillance des systèmes se révèle crucial pour vérifier le bon fonctionnement des systèmes.
10 ) Évaluation continue de votre nouvel écosystème digital
Une évaluation en continu de votre écosystème garantit son efficacité et son amélioration au fil du temps.
- Monitoring et feedbacks : la collecte des données en temps réel contribue à s’assurer du bon fonctionnement et de l’efficacité du système. De même, la prise en compte des retours des utilisateurs souligne les difficultés d’utilisation ou les problèmes rencontrés.
- Analyse des performances et des problèmes pour détecter les opportunités d’amélioration.
- Évaluation des impacts des ajustements : une fois des ajustements effectués, leur impact doit être mesuré pour voir s’il satisfait les utilisateurs et s’il y a un retentissement positif sur les performances du système.
- Rapport continu : la réalisation de rapports périodiques sur l’état du système est la meilleure façon de recenser les problèmes et les ajustements réalisés.
Harmoniser son écosystème digital : une décision stratégique
Harmoniser un écosystème digital peut apparaître comme un projet long et coûteux qui nécessite une implication à tous les niveaux de l’organisation. Toutefois, cette modernisation s’accompagne d’avantages pour les utilisateurs finaux et la stratégie d’entreprise. Toutes les étapes ci-dessus ne doivent pas nécessairement être suivies à la lettre. Cependant, il faut en avoir connaissance pour les adapter au contexte de l’entreprise, à la taille des équipes et harmoniser efficacement les systèmes et les processus.
