Réseau social d’entreprise, levier d’efficacité pour l’entreprise

Beaucoup d’entreprises adoptent désormais les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) avec pour objectifs de mieux partager les connaissances, mieux coopérer et mieux communiquer en interne. 

Dans le cadre du télétravail, cet outil est devenu pour beaucoup un incontournable du travail en équipe à distance.

Dans cet article, je vous propose d’identifier en quoi les RSE peuvent représenter un levier pour booster l’efficacité des collaborateurs, et de nous pencher sur quelques unes des solutions disponibles sur le marché. 

Le réseau social d’entreprise : mettre le collaborateur au cœur de l’organisation

Les réseaux sociaux d’entreprises sont des plateformes de messagerie instantanée entre les collaborateurs de l’entreprise.

La digitalisation ayant encore progressé durant le confinement, nous sommes de plus en plus familiarisés avec les médias sociaux. Les fonctionnalités d’un RSE se rapprochant beaucoup des réseaux sociaux habituels, les Réseaux Sociaux d’Entreprise bénéficient donc de cette familiarisation et sont ainsi beaucoup plus faciles à implanter qu’avant.

 Mais quel est l’intérêt d’un Réseau Social d’Entreprise pour les collaborateurs ?

Mettre en valeur son expertise

A première vue, un réseau social d’entreprise peut inspirer une certaine crainte aux collaborateurs (limite entre la vie privée/vie professionnelle, prise de position, etc.). Mais on peut également considérer le réseau social d’entreprise comme un bon levier pour mettre en valeur son expertise. En effet, c’est l’endroit idéal pour partager de l’information utile : articles, retours d’expérience, méthodologie, etc. Cela permet de transmettre facilement de l’information à une audience élargie. De quoi capitaliser sur la connaissance des collaborateurs.

Faciliter la collaboration entre collègues

Le réseau social d’entreprise peut tout à fait être envisagé comme une outil de collaboration, qui va permettre aux équipes de s’organiser et de travailler ensemble dans un espace dédié. Certains outils permettent même d’organiser des réunions, via des solutions d’appel ou de visioconférence.   

Faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs

En phase d’intégration, les nouveaux collaborateurs ont généralement de nombreuses questions. Mais parfois, de peur de déranger, solliciter un collègue par mail ou pas téléphone peut en freiner certains. Le réseau social d’entreprise offre une approche plus informelle, où il est plus courant d’envoyer un message instantané pour obtenir rapidement de l’aide ou une réponse. Grâce aux réseaux sociaux d’entreprises, la possibilité de créer des espaces dédiés à leur intégration peut par exemple permettre de stocker les potentielles réponses dans une Foire Aux Questions. La diversité des collaborateurs présents dans ces espaces dédiés permet de multiplier les chances de réponses et encourage ainsi les nouveaux collaborateurs à poser leurs questions. 

Le réseau social d’entreprise : outil clé de la communication pour les entreprises

Le réseau social d’entreprise est également un vecteur qui permet de renforcer la communication, la cohésion et la productivité des collaborateurs.

Favoriser une communication horizontale

L’émergence des RSE permet, en favorisant la collaboration et le partage de connaissance, d’aller de plus en plus d’un modèle de communication verticale à un modèle de communication horizontale. Les échanges entre les collaborateurs favorisent la co-création et l’intelligence collective, et permettent ainsi de créer plus facilement des synergies entre les équipes et les collaborateurs. 

Engager et fédérer les collaborateurs

Les RSE, au travers du contact qu’ils créent, permettent un engagement accru des collaborateurs et favorisent la cohésion des équipes. En effet, l’usage d’une plateforme RSE peut amener l’entreprise à encourager les collaborateurs à donner leur avis. Ces derniers se sentent ainsi plus impliqués dans l’entreprise.

De plus, en temps de confinement plus encore que d’habitude, il est primordial de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et de lutter contre le risque d’isolement auquel certains peuvent être confrontés. Quoi de plus facile qu’un petit message par chat pour prendre des nouvelles de son collègue ? 

Améliorer l’efficacité des échanges

Les réseaux sociaux d’entreprise offrent la possibilité de mettre en place un système organisationnel assez poussé et parfois customisable pour les entreprises. Cela permet de segmenter et d’organiser les informations, tout en ciblant les destinataires d’un message. En effet, la possibilité de création de “channels” pour la plupart des RSE permet de s’adapter aux différents segments de l’entreprise (RH, Acquisition, Relation Client, etc.). L’objectif pour l’entreprise est de faciliter la diffusion et la lisibilité des messages, sans polluer des collaborateurs qui ne sont pas concernés par ces messages. 

Pour aller plus loin, dans le cas d’entreprises présentes sur différents sites, voire différents pays, des chaînes d’information plus globales peuvent être déployées, évitant ainsi la multiplication des actions nécessaires à la diffusion de l’information et favorisant une intégration organisationnelle plus forte entre les services, entre les Business Units,  entre les différentes agences, etc. 

Quel réseau social d’entreprise choisir ?

L’offre des outils RSE s’est largement développée ces dernières années. Dans la suite de cet article, nous nous concentrons sur 4 solutions : Skype for Business, WorkPlace par Facebook, Microsoft Teams, et Slack.

Skype for business : des bugs problématiques

Skype s’inscrivant dans les premiers du marché de l’appel en ligne et de la vidéoconférence, cet outil a de l’ancienneté. Un des avantages de ce logiciel est qu’il parle à un public large, notamment grâce à son expérience utilisateur simplifiée. 

Malgré cela, quand on lit les avis des utilisateurs de Skype for Business, on se rend vite compte qu’il persiste des bugs et une mauvaise optimisation du logiciel, qui rendent son utilisation parfois compliquée pour les entreprises.

Workplace par Facebook : un outil controversé

L’expérience utilisateur de Workplace se rapprochant de celle de Facebook, elle parlera donc à de nombreux utilisateurs. Facebook Workplace répond bien au besoin de mettre l’information et l’engagement au cœur de l’outil, mais malheureusement ce n’est pas réellement adapté pour ce qui est de la collaboration à proprement parlé. On y retrouve plus des outils de partage de contenus, poussant à l’engagement, mais ce n’est pas l’idéal pour favoriser l’échange et la coopération. 

Facebook prend plusieurs précautions en matière de sécurité pour la version payante, les données restent la propriété de l’entreprise. Pour la version gratuite en revanche, ce sont les conditions juridiques du service grand public qui sont en vigueur. Ces conditions peuvent ne pas convenir à tous les types d’entreprise.

Microsoft Teams : un outil en plein essor

Microsoft Teams est le seul outil présenté ici qui ne propose pas de version gratuite. Même s’il est connecté à la suite Office, ce qui présente un avantage pratique certain, les avis d’utilisateurs sur des sites comme Capterra indique que c’est un outil qui n’est pas forcément évident à utiliser. Malgré cela, Teams est le RSE qui a gagné le plus de parts de marché de 2016 à 2018. Il est passé de 3% à 21% en seulement 2 ans.

Slack : un outil fiable et cohérent

Slack est un outil très pratique, tant dans le partage d’informations que dans la collaboration entre les équipes. Son système de chat et de channel permet d’organiser et de diviser les informations de manière très simplifiée et structurée. Son fonctionnement se rapprochant de Discord, il a été facile à prendre en main pour moi. Son score sur Captera de 4.6/5 le place en tête de tous les outils présentés dans cet article.

Les intranets, une prolongation des RSE ?

Une alternative au réseau social d’entreprise est l’intranet. L’intranet est une application interne à l’entreprise qui peut avoir plusieurs types d’utilisations. Véritable site interne dédié aux collaborateurs, l’intranet est un réel outil d’information, de communication, d’organisation… 

L’intranet, un outil robuste et sur-mesure

Un intranet est pensé et construit comme une véritable boîte à outils. Réseau social interne, recherche documentaire unique, messagerie interne, mobilité, dématérialisation de formulaires, annuaire, intégration d’APIS et de référentiels de données existantes… c’est un levier formidable pour fédérer les outils de l’entreprise et la collaboration entre les utilisateurs. Selon sa construction, il peut offrir un niveau d’expérience utilisateur similaire aux applications Cloud populaires. Souvent mis en place de manière personnalisée, il s’adapte mieux aux logiques de l’entreprise. 

Sur la finalité, ce sont des outils très différents : les RSE visent plutôt la cohésion des équipes et la communication transversale, tandis que les intranets organisent l’information et peuvent la délivrer à des catégories de personnes ciblées grâce à des systèmes de comptes et de gestion des rôles.

Les RSE possèdent donc des avantages certains, notamment en situation de télétravail. La facilité d’accès à l’information et à la communication avec ses collaborateurs font de ces outils un incontournable pour travailler efficacement à distance. La possibilité de diviser l’information dans différents channels permet un gain d’efficacité et de productivité.